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    文件管理

      江苏省科普美术家协会文件管理制度

      苏科普美协发 制度﹝2020﹞11号

      一、文件分类

      1、日常文件:包括公章使用登记表等,会费收缴、人员调动等的通知、函件;

      2、制度文件:包括各项工作制度、管理制度、考核制度等;

      3、会员资料:包括理事会成员、监事会成员及普通会员;

      4、与相关单位签署的合作合同、协议等:如房屋租赁协议等;

      5、会议、活动等产生的项目资料:包括通知、记录、纪要、合同、签到表等;

      6、协会基础资料:如团体法人证书、相关部门、省科协和省民政厅的复函(不包含涉及项目的文件)等。

      二、文件的编号

      编号办法:例:制度﹝2020﹞XX号

      “制度”为文件类型;“2020”为制度发布年份;“XX”为顺序编号。如此编号所示,表示“江苏省科普美术家协会2020年发布的第XX份制度文件”。

      三、文件的管理

      1、秘书处是协会文件的管理部门。

      2、有保密要求的文件,无有关手续或相关负责人的批准,任何人、任何单位不得借阅、查阅或复制。

      3、需临时借阅文件者,应填写借阅登记表,经秘书处批准方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件。需长期借阅的文件,由秘书处提供复印件。秘书处不得向外部人员提供电子文档的文件。

      4、受控文件未经秘书处批准,不得擅自下载、打印复印和外传。

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